|
|
Проведение инвентаризации - сложное дело, так как надо не только соблюдать официальные документы, но и учитывать "человеческий фактор". Решение о проведении инвентаризации обычно принимает руководитель. Он может попросить подтверждения данных бухгалтерского учета.
Какие используются документы при проведении инвентаризации?
Проведение инвентаризации предполагает использование разных документов, заполненных и специально составляемых. Если инвентаризаторы ищут должное, они весь упор делают на сличительные ведомости. Если же инвентаризаторы ищут сущее, они заполняют инвентаризационную опись, а о сличительной ведомости почти не думают. Во-первых, если на предприятии ведется только стоимостной (суммовой) учет, то все, что надо - это переписать и расценить наличность. В таких случаях может быть только опись, ибо натурального (количественного) учета нет и сравнивать сущее с должным нельзя. Другое дело, если в бухгалтерии или на складе ведется натуральный (количественный) или натурально-стоимостной (количественно-суммовой) учет. Тогда вопрос о проверке ассортимента ценностей выдвигается на первый план.
Для чего проводят инвентаризацию?
Инвентаризация - работа хлопотливая. Люди обязаны ее делать по многим причинам, но имеется одна, иногда важная, - выявить и поймать обманщиков. В других случаях проведение инвентаризации легко может превратиться в формальность. Между людьми, заинтересованными в инвентаризации, должна быть разделена ответственность. Эти люди входят в три группы:
-
кого проверяют - материально ответственные лица;
-
кто проверяет - инвентаризаторы;
-
для кого проверяют - это собственники, или администраторы, действующие, в интересах собственников.
Кто принимает решение?
Решение всегда должен принимать собственник. Но если это большая компания, то рядовой собственник плохо понимает, что такое инвентаризация, и зачем ее нужно делать. Собственник, конечно, понимает и требует, чтобы во время аудита была проведена инвентаризация. Администрация организует провежение инвентаризации, но она достаточно часто направлена на экономию трудозатрат. Действующие нормативные документы в определенной мере подыгрывают этому нездоровому желанию. Чтобы всем было хорошо, а именно: чтобы документы были оформлены правильно, максимально убедительно и главное оперативно, чтобы по каждой позиции в ходе работы результаты были выявлены тут же. Но это скорее имитация дела, чем дело.
Поскольку у инвентаризационной комиссии уже имеется бланк сличительной ведомости, то у нее и у администраторов, ее назначивших, предполагаются две возможности:
-
официальная - считается, что комиссия заполняет с натуры остатки, а потом бухгалтерия вносит учетные данные и выводит расхождения (недостачи/излишки);
-
реально спровоцированная - перед инвентаризацией бухгалтерия заполняет графы учетных остатков, и во время ее проведения к ним просто подставляют то, что кладовщики предъявляют в требуемых количествах. Конечно, в отдельных случаях фиксируют недостачи, но очень редко излишки.
И тут оказывается, можно вообще не делать инвентаризацию, а достаточно в соседней графе продублировать числа учетных данных. И так делают. Все чаще и чаще. Но те, кто действительно заинтересован в настоящей работе, так поступать не станут. Они заставят инвентаризаторов просто переписать все фактически предъявленное имущество и представят его в инвентаризационной описи. Бухгалтеры, в сличительной ведомости проставят учетные данные, к которым потом впишут натурные показатели и выведут остатки. Только в этом случае собственники могут быть более-менее убеждены, что работа была выполнена приемлемым образом.
Важно
Инвентаризаторы с опытом работы приступая к своему прямому делу, они берут множество мешков и от каждого вида ценностей забирают сколько-то единиц (сколько, не знает никто), складывают их в мешки, которые пломбируют. В результате никто, ни проверяемые, ни проверяющие, реальных остатков не знают. После этого самые заинтересованные - работники склада, пересчитывают и переписывают в инвентаризационных описях фактические остатки, но без временно изъятых вещей. В это время бухгалтерия может приступить к заполнению сличительных ведомостей, записывая учетные данные, но эти сведения, пока часть ценностей опломбирована, не могут повлиять на ожидаемый результат. И только когда натурные остатки будут сняты и дополнены данными из мешков, после снятия пломб, можно будет установить бесспорные точные фактические остатки и сопоставить их со сведениями сличительной ведомости.
Как сделать инвентаризацию легкой и эффективной
Вместо таких авральных работ, которых требует проведение сплошной инвентаризации, возможно каждый день один из сотрудников бухгалтерии, взяв сведения об учетных остатках, например, по трем наименованиям, проведет их сверку с фактическим наличием. Это дисциплинирует разноску учетных данных и позволяет держать кладовщиков под постоянным контролем.
Проведение инвентаризациии и текущий учет
Если для бухгалтерии, инвентаризация становится несколько формальным мероприятием, то для руководителя проведение инвентаризации обычно становится будничным делом. Об этом мало кто знает, но те, кому надо знать - это знают. Возьмем маленький магазин или ресторан. Современная практика показывает, что хозяин на первое число каждого месяца заставляет управляющего или, например, повара предоставить инвентаризационную опись натурных остатков в количественном выражении. Бухгалтерия расценивает остатки по последним покупным ценам и выводит стоимостной остаток. (Это означает, что оценка остатка делается по методике ФИФО.)
Хозяин, понимая дело, устанавливает тождество не рубль в рубль, а интуитивно оценивает убедительность своих ожиданий с той стоимостной величиной остатка, которую ему представили. И если возникают недостачи, то он, хозяин, принимает их или нет на свой счет по своему усмотрению. При этом хозяин исходит из того, что злоупотребление подотчетного лица имело место, но в пределах допустимого. Если же речь идет о потерях сверх ожиданий или, как говорил когда-то проф. Н.С. Помазков, о сверхъестественной убыли, то подотчетное лицо увольняется. Это живая инвентаризация. О таких не пишут в инструкциях, но можно прочимеется в нашем журнале.
Годовая инвентаризация
С тех пор, как существцет обязательная отчетность, появилось требование: реальность годового баланса должна быть подтверждена годовой инвентаризацией. Сейчас она предписана приказом Минфина от 13.06.1995 № 49, который требует, чтобы годовая инвентаризация была проведена не ранее 1 октября, то есть в течение последнего квартала до завершения отчетного года. Но приказ не оговаривает, идет ли речь о том, что инвентаризацию нужно проводить по всей фирме на один фиксируемый момент, или же ее можно растянуть по подразделениям фирмы, или даже по ассортименту. Конечно, для крупных фирм, чтобы не срывать цикл их постоянной работы, значительно лучше второе решение.
Тут могут возразить, что за счет "переброски" ценностей возникнут условия для сокрытия недостач. Однако при умелой организации контроля такие неблагоприятные факты вполне могут быть выявлены. И, наконец, законодатель фиксирует период инвентаризации, но не ее срок.
Итоги инвентаризации
Как и в любом деле, при проведении инвентаризации решающее значение имеет заинтересованность в результате. Однако беда современной инвентаризации в том, что мало кто хочет знать правду и шуметь. Подлинные результаты администраторы слишком часто скрывают.
|
Новости
